Per avviare un'Iniziativa è necessario costituire un gruppo di organizzatori composto da almeno 7 cittadini dell'UE residenti in 7 paesi diversi.

Successivamente occorre chiedere alla Commissione europea di registrare l'iniziativa, creando un account riservato agli organizzatori necessario per la gestione dell'Iniziativa e per la collaborazione con la Commissione.

I promotori devono fornire una descrizione dell'Iniziativa in una delle lingue ufficiali dell'Unione Europea e produrre alcune informazioni e documenti, come ad esempio i finanziamenti ricevuti.

Se l'iniziativa risponde ai criteri la Commissione risponde in modo favorevole entro 2 o 4 mesi.

Entro 6 mesi dalla data di registrazione dell'Iniziativa è necessario avviare la raccolta delle firme, dandone notizia alla Commissione almeno dieci giorni prima. Ci sono 12 mesi di tempo per raccogliere il numero minimo di dichiarazioni di sostegno: un milione di cittadini europei che abbiano l'età per votare alle elezioni europee (in alcuni Paesi basta aver compiuto 16 anni). Con la Decisione di Esecuzione (UE) 2020/2200, la Commissione europea ha prorogato i termini per la raccolta delle dichiarazioni di sostegno, stabilendo come termine il 1° febbraio 2021 per le Iniziative la cui raccolta di dichiarazioni sono iniziate tra il 1° novembre 2020 e il 17 dicembre 2020 (leggi la notizia). 

Inoltre, le firme devono provenire da almeno 7 paesi dell'Unione Europea. E' dunque necessario organizzare una campagna in contemporanea nei diversi Paesi dell'Unione.

Le firme potranno essere raccolte su carta, tramite l'utilizzo di moduli precompilati scaricabili dall'account riservato agli organizzatori, oppure online.

Una volta ottenuto il numero necessario di firme, è necessario che vengano verificate, suddividendole per Stato membro e inoltrandole alle competenti autorità nazionali di certificazione che entro tre mesi rilasceranno apposito certificato. 

Ottenuti tutti i certificati, entro 3 mesi i promotori devono presentare l'Iniziativa alla Commissione, unitamente alle informazioni in merito ai sostegni e finanziamenti ricevuti.

A questo punto inizia la fase di esame della proposta, che segue un calendario preciso:

• entro 1 mese – incontro con i rappresentanti della Commissione per spiegare l'iniziativa
• entro 3 mesi – presentazione dell'iniziativa nel corso di un'audizione pubblica al Parlamento europeo
• entro 6 mesi – esposizione da parte della Commissione dell'eventuale azione che intende intraprendere a seguito dell'Iniziativa dandone motivazione

Quali possono essere i possibili esiti? La Commissione può ritenere opportuno presentare un atto giuridico, iniziando la predisposizione di una proposta formale che sarà poi presentata al Parlamento e al Consiglio dell'UE per l'adozione di una normativa. Ma la Commissione potrebbe ritenere più opportuno e rispondente alle istanze sollevate dare seguito mediante un'iniziativa non di natura legislativa. Il Parlamento europeo può comunque riservarsi di valutare le misure intraprese dalla Commissione.

Prima di avviare un'iniziativa, si consiglia di consultare le FAQ messe a disposizione della Commissione europea.