L'accesso agli atti delle istituzioni europee è disciplinato dal Regolamento (CE) n. 1049 del 2001 e mira ad assicurare, nella misura più ampia possibile, la trasparenza delle istituzioni europee e a rafforzare il principio democratico.
Il principio di trasparenza trova riconoscimento nell'articolo 1, secondo comma, del Trattato sull'Unione Europea (TUE).
"il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'Unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini"
L'articolo 15 del Trattato sul Funzionamento dell'Unione Europea (TFUE), in sostituzione dell'articolo 255 del Trattato istitutivo della Comunità Europea (TCE – come modificato dal Trattato di Amsterdam, firmato il 2 ottobre 1997 - ha riaffermato il principio di trasparenza, già riconosciuto nell'articolo 1 del TUE.
In applicazione di tale principio è previsto l'obbligo di istituzioni, organi e organismi dell'Unione di operare nel modo più trasparente possibile, nonché il diritto di accedere ai documenti di questi ultimi da parte di qualsiasi cittadino dell'Unione e persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro.
Il Trattato di Lisbona, firmato il 13 dicembre 2007, ha rappresentato il punto di arrivo di un percorso graduale orientato verso una crescente attuazione del diritto di accesso ai documenti delle istituzioni europee.
L'Ufficio per il Coordinamento delle Politiche dell'Unione Europea (COPOUE) cura, ai sensi del citato Regolamento (CE) n. 1049 del 2001, le questioni relative all'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni europee.
L'Ufficio viene interpellato dalla Commissione europea e dal Segretariato Generale del Consiglio dell'Unione sulle richieste di accesso a loro pervenute e relative a documenti provenienti dalle autorità italiane: ricevuta la richiesta, l'Ufficio avvia l'istruttoria interessando le Amministrazioni nazionali competenti.
L'Ufficio ogni anno predispone un rapporto sull'attività svolta rendicontando sul numero di richieste di accesso pervenute, le istruttorie avviate e il loro esito, con la menzione delle amministrazioni interessate e dei tempi di risposta, nonché in merito ai lavori seguiti nell'ambito del Gruppo Informazione/sezione Trasparenza.
Dal rapporto più recente, relativo al 2022, emerge che sono pervenute 125 richieste di accesso agli atti (circa 1 richiesta ogni 2 giorni lavorativi): 74 dalla Commissione europea e 51 dal Segretariato Generale del Consiglio. Alle richieste di accesso hanno fatto seguito 247 istruttorie avviate con le Amministrazioni (di cui 236 indirizzate alle Amministrazioni competenti per materia), al fine di acquisire il relativo parere. Tutte le procedure avviate nel 2022 si sono concluse nel rispetto delle tempistiche previste (il termine concesso nell'ambito della consultazione è solitamente pari a 5 giorni).
Sul sito dell'UE, nella sezione dedicata ai registri pubblici delle istituzioni europee, è possibile prendere visione, tra l'altro, degli atti oggetto delle richieste di accesso.
All'attività sopra descritta si ricollega la partecipazione dell'Ufficio al Gruppo Informazione/sezione Trasparenza del Consiglio UE, nell'ambito del quale siede un delegato per ciascun Stato membro.